스마트폰이 근로자의 집중력을 저해하는 가장 큰 요인이라는 지적이 나왔다. 근로자의 절반 이상(62%)이 스마트폰을 확인하는 데 매일 1시간을 소비하고 있었다. 직장 내 생산성을 높이는 방법에 대해 매거진의 완다 티보도스가 조언했다. 완다 티보도스는 “신체 건강과 사전 준비가 중요하다”고 말했다. 충분히 휴식하고 내일 일을 하루 전에 계획하며 집중력을 향상할 수 있는 음악을 들을 것을 권장했다.

직장인들은 대개 동료와의 잡담(80%)과 사무실 소음(70%) 때문에 주의가 분산된다. 2018년 직장 내 주의분산 보고서에서는 직장에서의 변화(61%)와 스마트폰(69%)을 근로자의 집중력 저해 요인으로 지적하고 있었다.

밀레니얼 세대와 Z세대의 74%는 주의가 분산되는 일이 종종 있으며, 그 중 46%는 주의 분산 때문에 동기 부여가 되지 않고 있으며 41%는 그 때문에 스트레스를 받고 있다고 답했다. 게다가 밀레니얼 세대와 Z세대의 36%는 근무 중 스마트폰 확인에 2시간 이상을 소비하고 있다고 보고했다.

근로자가 스마트폰에 할애하는 시간은 매주 최소 10시간에 달하고 있다. 응답자의 62%는 자신의 스마트폰을 들여다보는 데 매일 평균 약 한 시간을 소비한다고 답했다. 반면, 베이비부머 세대의 33%는 근무 중 스마트폰을 단 한 번도 사용하지 않는다고 주장했다.

밀레니얼 세대와 Z 세대의 78%는 개인 활동에서 스마트 기술을 사용하는 것이 더욱 주의를 분산시킨다고 답했다. 단지 22%만 근무 관련으로 스마트 기술을 사용하는 것 때문에 주의가 분산된다고 밝혔다. X 세대 중 57%는 개인 활동에서 스마트 기술을 사용하는 것이 정신을 더 분산시킨다고 답한 반면 43%는 업무 관련 도구로 사용할 때 집중력이 더 저하된다고 보고했다.

응답자 중 58%는 업무에 소셜미디어가 필요하지 않다고 답하면서도 온종일 소셜미디어 없이 보낼 자신이 없다고 덧붙였다. 40%는 소셜미디어로 ‘때때로’ 업무 관련 활동을 하고 있으며 76% 업무 경험의 일환으로 소셜미디어 사용을 훈련 받은 적이 없다고 답했다. 또한, 51%는 직장에서의 소셜미디어 사용이 금지돼있다고 밝혔다.

43%는 주의 분산을 막기 위해 업무 동안 스마트폰을 끈다고 답했다. 30%는 음악을 듣거나 명상을 하는 등 휴식 기법을 사용하고 있으며 26%는 높은 집중력을 요하지 않는 업무를 먼저 완수한다고 밝혔다.

고용주가 직원들의 주의 분산을 줄이기 위해 할 수 있는 일에 대한 질문에 근로자의 57%는 원격 근무 혹은 유동적 근무 시간을 선호한다고 답했다. 2015년 한 조사에 따르면, 한 달에 최소 1~2회 원격 근무를 하는 근로자의 39%가 업무 현장에서 떨어져 있는 동안 생산성이 높다고 답했다. 30%는 적은 시간에 더욱 많은 일을 할 수 있다고 밝혔다.

38%는 조용한 장소가 필요한 업무와 소음이 필요한 업무에 따라 고용주가 업무 장소를 지정해줄 것을 원했다. 근로자들은 소음 수준에 대한 문화적 규준을 정의하고 정기적으로 ‘회의가 없는 날’을 마련할 것을 원했다.

직장에서의 생산성을 강화하는 6가지 방법을 알아보자. 우선 멀티태스킹을 피한다. 일이 적거나 간단할 때 멀티태스킹을 시도하는 경향이 있다. 신경과학과 얼 밀러 교수는 “인간의 능력 내에서 멀티태스킹은 불가능하다”고 말했다. 즉, 전화를 받으면서 프레젠테이션을 준비하고 점심을 먹는다고 말하는 것은 스스로를 속이는 일이라는 것이다. 한 번에 한 가지 업무를 완수하는 데 집중하면 더욱 빠르게 완수할 수 있다.

둘째, 복잡한 일을 먼저 한다. 가장 정신이 맑을 때 어려운 일을 먼저 해야 한다. 어려운 일을 나중으로 미뤄두면 집중력이 고갈돼 제대로 해낼 수 없다. 모든 사람에게 동일하게 작용하는 적합한 일정이란 없다. 예를 들어, 아침형 인간인 경우 오전에 가장 큰 일을 해내야 한다.

도움이 된다면, 커다란 업무를 세분화해 하나씩 목표를 달성하는 방법도 있다. 자신이 상황을 제어할 수 있다고 느끼기 때문에 생산성을 강화할 수 있다. 규모가 큰 일을 세분화하면 감당하지 못할 것 같다는 생각이 들지 않는다.

셋째, 이메일 작성을 우선순위에 둬서는 안 된다. 생산성 전문가 줄리 모겐스턴은 하루 중 첫 시간에 지능을 가장 많이 요하는 일을 완수할 것을 권장했다. 그리고 “업무 중 가장 먼저 완수해야 할 일이 있다면 무엇일까?”라고 자문해보자. 전날 밤에 다음날 가장 먼저 해야 할 일을 정하는 것도 한 방법이다.

넷째, 휴대폰을 흑백으로 설정한다. 생산성 전문가 크리스 베일리는 앱이나 소셜미디어가 잘 보이지 않도록 스마트폰 화면을 흑백으로 설정할 것을 권장했다. 평균적으로 사람들은 15분마다 스마트폰을 확인하고 있다. 스마트폰에 정신을 뺏기지 않는다면 초기 업무를 50% 신속하게 완수할 수 있다고 베일리는 말했다. 자극적이며 고해상도의 스마트폰 화면 때문에 집중력이 저해되고 있다고 그는 덧붙였다.

다섯째, 매일 활동을 관찰해야 한다. 생산성 전문가 로라 밴더캄은 주간 일정표를 만들 것을 제안했다. 일정표를 30분 및 한 시간 단위로 분할한 후 활동 내용을 기재하는 것이다. 사전에 하루 및 주간 일정을 생각하고 완수한 일과 완수하지 못한 일을 돌아보며 생활에 반영한다.

휴식을 취하는 것도 중요하다. 오랜 시간 일을 한다는 것은 더욱 많은 일을 했다는 의미일까? 아니다. 규칙적으로 휴식하면 집중력을 높이고 기분을 안정시킬 수 있다. 휴식은 사무실 주변을 5분간 산책하는 것이 될 수도 있고 15분 동안 티타임을 갖는 것이 될 수도 있다. 생산성을 강화할 수 있는 방법은 모든 사람에게 동일하지 않다. 자신에게 맞는 방법을 찾기 위해 앞서 언급된 방법을 하나씩 시도해볼 것을 권장한다.